Excel使用技巧

在工作当中用电子表格来处理数据将会更加迅速、方便，而在各种电子表格处理软件中，Excel以其功能强大、操作方便著称，赢得了广大用户的青睐。虽然 Excel使用很简单，不过真正能用好Excel的用户并不多，很多人一直停留在录入数据的水平，本文将向你介绍一些非常使用的技巧，掌握这些技巧将大大 提高你的工作效率。

⒈快速定义工作簿格式

首先选定需要定义格式的工作簿范围，单击格式菜单的样式命令，打开样式对话框；然后从样式名列表框 中选择合适的样式种类，从样式包括列表框中选择是否使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容；单击确定按钮，关闭样 式对话框，Excel工作簿的格式就会按照用户指定的样式发生变化，从而满足了用户快速、大批定义格式的要求。

⒉快速复制公式

复制是将公式应用于其它单元格的操作，最常用的有以下几种方法：

一是拖动制复制。操作方法是：选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角。待光标变成小实心十字时，按 住鼠标左键沿列（对行计算时）或行（对列计算时）拖动，至数据结尾完成公式的复制和计算。公式复制的快慢可由小实心十字光标距虚框的远近来调节：小实心十 字光标距虚框越远，复制越快；反之，复制越慢。

也可以输入复制。此法是在公式输入结束后立即完成公式的复制。操作方法：选中需要使用该公式的所有单元格，用上面介绍的方法输入公式，完成后按住Ctrl键并按回车键，该公式就被复制到已选中的所有单元格。

还可以选择性粘贴。操作方法是：选中存放公式的单元格，单击Excel工具栏中的复制按钮。然后选中需要使用该 公式的单元格，在选中区域内单击鼠标右键，选择快捷选单中的选择性粘贴命令。打开选择性粘贴对话框后选中粘贴命令，单击确定，公式就被复 制到已选中的单元格。

⒊快速显示单元格中的公式

如果工作表中的数据多数是由公式生成的，如果想要快速知道每个单元格中的公式形式，可以这样做：用鼠标左键单击工 具菜单，选取选项命令，出现选项对话框，单击视图选项卡，接着设置窗口选项栏下的公式项有效，单击确定按钮。这时每个单元格中 的公式就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，再设置窗口选项栏下的公式项失效即可。

⒋快速删除空行

有时为了删除Excel工作簿中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做非常不方便。你可以利用自动筛 选功能来简单实现。先在表中插入新的一行（全空），然后选择表中所有的行，选择数据菜单中的筛选，再选择自动筛选命令。在每一列的项部，从 下拉列表中选择空白。在所有数据都被选中的情况下，选择编辑菜单中的删除行，然后按确定即可。所有的空行将被删去。插入一个空行是为了避 免删除第一行数据。

⒌自动切换输入法

当你使用Excel 2000编辑文件时，在一张工作表中通常是既有汉字，又有字母和数字，于是对于不同的单元格，需要不断地切换中英文输入方式，这不仅降低了编辑效率，而且 让人不胜其烦。在此，笔者介绍一种方法，让你在Excel 2000中对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换。

新建或打开需要输入汉字的单元格区域，单击数据菜单中的有效性，再选择输入法模式选项卡，在模式下拉列表框中选择打开，单击确定按钮。

选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击数据菜单中的有效性，再选择输入法模式选项卡，在模式下拉列表框中选择关闭（英文模式），单击确定按钮。

之后，当插入点处于不同的单元格时，Excel 2000能够根据我们进行的设置，自动在中英文输入法间进行切换。就是说，当插入点处于刚才我们设置为输入汉字的单元格时，系统自动切换到中文输入状态， 当插入点处于刚才我们设置为输入数字或字母单元格时，系统又能自动关闭中文输入法。

⒍自动调整小数点

如果你有一大批小于1的数字要录入到Excel工作表中，如果录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高。

单击工具菜单中的选项，然后单击编辑选项卡，选中自动设置小数点复选框，在位数微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入2单击确定按钮。

完成之后，如果在工作表的某单元格中键入4，则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为0.04。方便多了吧！此时如果你在单元格中键入的是8888，则在你结束输入之后，该单元格的数字自动变为88.88。

⒎用记忆式输入

有时我们需要在一个工作表中的某一列输入相同数值，这时如果采用记忆式输入会帮你很大的忙。如在职称统计表中要 多次输入助理工程师，当第一次输入后，第二次又要输入这些文字时，只需要编辑框中输入助字，Excel2000会用助字与这一列所有的内容相 匹配，若助字与该列已有的录入项相符，则Excel2000会将剩下的助理工程师四字自动填入。

按下列方法设置记忆式输入：选择工具中的选项命令，然后选择选项对话框中的编辑选项卡，选中其中的记忆式键入即可。

⒏用自动更正方式实现快速输入

使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误，也可能把一段经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，自动更 正便会将它更换成所定义的文字。你也可以定义自己的自动更正项目：首先，选择工具中的自动更正命令；然后，在弹出的自动更正对话框中的 替换框中键入短语爱好者，在替换为框中键入要替换的内容电脑爱好者的读者；最后，单击确定退出。以后只要输入爱好者，则整个名称 就会输到表格中。

⒐用下拉列表快速输入数据