图1
(二)选取Excel数据文件
在Word中,单击选单“工具→信函与邮件→邮件合并向导”,在弹出的向导中选择“信函”;按“下一步”,选择“使用当前文档”;按“下一步”,选择“使用现有列表”;按“下一步”,即可看到“选取数据源”对话框。因为学生成绩都已经预先整理汇总到Excel工作表中了(图2),所以只要在此对话框中找到这个Excel数据文件并打开它,然后按照提示步骤操作即可。
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图2
(三)插入域
回到主文档中,在表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的位置上插入“域”。其具体步骤是:单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮,弹出“插入合并域”对话框,所有可用的“域”都一目了然,然后在表格中一一对应地插入这些“域”即可(图3)。
图3
(四)合并到新文档
接着,单击工具栏上的“合并到新文档”按钮,在弹出的对话框中选择“全部”,再按“确定”,生成一个新文档。在这个文档中,每个学生成绩通知单单独一页(A4纸),最后一个符号是“分节符”(图4)。全部学生各自的成绩报告单即告生成。
图4 最后还有一个节能高效的做法。如果成绩报告单内容所占范围小于纸张页面的一半,为了提高处理速度,减少纸张损耗,可以把成绩单设计成小条样式,使得在A4纸上可打印多个学生的成绩单。按“Ctrl+H”组合键打开“查找和替换”对话框,单击“查找内容”编辑框,然后单击“特殊字符”按钮,从中选择“分节符”,“替换为”编辑框不填写,然后单击“全部替换”,则原文档中的所有“分节符”就全部消失了。这样,所有的成绩单便连贯起来,一页可容纳多张成绩单,中间以空行隔开。