用Word“邮件合并”生成通知单

一生无悔642

一生无悔642

2016-01-29 18:37

用Word“邮件合并”生成通知单,按常规方法在Word中创建成绩通知单文档,表格中要填写具体的学号、姓名及成绩

一、分数转换为等级的操作方法

期末考试结束后是班主任最忙碌的时候,单是成绩输入一项就耗费了不少精力,而且还要把百分制转换为等级制。大量繁琐的重复劳动考验老师们的耐心,一个不小心把等级输错了,还招来学生的不满和家长的非议,真是吃力不讨好的事情。

利用Excel软件可以把百分制转换为等级制这项繁琐的工作变成轻松的小case。下面就介绍具体的操作方法。

(本文来源于图老师网站,更多请访问http://m.tulaoshi.com/bangongruanjian/)

假如等级是这样设定的:80分及其以上为“优秀”,70分及其以上为“良好”,60分及其以上为“及格”,少于60分为“努力”。打开学生成绩所在的Excel表格,要求原始数据一定要正确,否则将导致转换也跟着出错。如果要把C列分数转换为等级,就先点击与第一个学生成绩同行的一个空格(比如L2),然后在编辑栏里输入如下语句:

=IF(C2<60,"努力",IF(C2<70,"合格", IF(C2<80,"良好",IF(C2=80,"优秀"))))

或者

=IF(C2<60,"努力",IF(C2<70,"及格", IF(C2<80,"良好","优秀")))

注意引号要在英文输入状态下输入。

完成后按回车键。L2这一格便会自动填上C2那一格分数所转化成的等级。然后把鼠标移到L2格右下角,当鼠标变成一个实心十字形时,顺着这一列往下拖,这样整个C列的分数就会在L列里自动转换为等级。如果有多个学科,也就是说C列后面还有几列分数也需要转换为等级,可以在L2格右下角鼠标变成一个实心十字形时,先顺着这一行往右拖,需要转换几列就拖几格,这几格就会自动填充相应的等级;再把鼠标移到最后一格右下角,按同样方法,沿着这一列往下拖,这几列的分数就会自动把前面C列及其后几列分数全部转换为相应的等级。

转换成等级制后,要把这几列等级复制并覆盖到相应的分数列上,如果粘贴时出现乱码,那么在粘贴选项下选择“值和数字格式”即可。

二、用邮件合并功能生成成绩单

学生成绩单总表打印成学生各自的成绩报告单,可以用Word的“邮件合并”功能完成这项工作。

(一)创建报告单文档

按常规方法在Word中创建成绩通知单文档,表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的行空着不填(图1);做好页面设置(如用A4纸),最后在文档末尾加上几个空行(空行数量视需要而定)。这时要注意观察是否出现成绩单跨页的情况,如果有就要调整。如果新生成的文档很难调整的话,干脆放弃这个文档,回到主文档中,调整末尾处的空行数或文档的行距,再重新生成一个文档。

                                           图1

(二)选取Excel数据文件

在Word中,单击选单“工具→信函与邮件→邮件合并向导”,在弹出的向导中选择“信函”;按“下一步”,选择“使用当前文档”;按“下一步”,选择“使用现有列表”;按“下一步”,即可看到“选取数据源”对话框。因为学生成绩都已经预先整理汇总到Excel工作表中了(图2),所以只要在此对话框中找到这个Excel数据文件并打开它,然后按照提示步骤操作即可。

 

(本文来源于图老师网站,更多请访问http://m.tulaoshi.com/bangongruanjian/)

                                            图2

(三)插入域

回到主文档中,在表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的位置上插入“域”。其具体步骤是:单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮,弹出“插入合并域”对话框,所有可用的“域”都一目了然,然后在表格中一一对应地插入这些“域”即可(图3)。

 

                                             图3

(四)合并到新文档

接着,单击工具栏上的“合并到新文档”按钮,在弹出的对话框中选择“全部”,再按“确定”,生成一个新文档。在这个文档中,每个学生成绩通知单单独一页(A4纸),最后一个符号是“分节符”(图4)。全部学生各自的成绩报告单即告生成。

                                            图4 最后还有一个节能高效的做法。如果成绩报告单内容所占范围小于纸张页面的一半,为了提高处理速度,减少纸张损耗,可以把成绩单设计成小条样式,使得在A4纸上可打印多个学生的成绩单。按“Ctrl+H”组合键打开“查找和替换”对话框,单击“查找内容”编辑框,然后单击“特殊字符”按钮,从中选择“分节符”,“替换为”编辑框不填写,然后单击“全部替换”,则原文档中的所有“分节符”就全部消失了。这样,所有的成绩单便连贯起来,一页可容纳多张成绩单,中间以空行隔开。
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