【图】Excel 合并单元格的同时保留所有数值

Excel 合并单元格的同时保留所有数值

　　合并单元格是用户在制作表格时常用的命令，它可以把多个单元格显示成一个单元格，起到美化的作用。

　　通常情况下，如果把几个含有数据的单元格进行合并，Excel会提示在合并单元格时，如果选择的单元格中不止一个含有数据，Excel 将保留左上角单元格中的数据，并删除其余的所有数据。如图72‑1所示。

　　图72‑1 合并多个有数据的单元格时Excel的提示

　　这在很多时候会让用户觉得为难，合并会丢失数据，影响数据的计算，而不合并则无法兼顾到美观性。下面的方法可以突破Excel的这种局限，在合并单元格的同时保留所有数值。假设有www.Tulaoshi.com如图72‑2所示的表格，现在需要分别把A1:A4和A5:A8进行单元格合并。

　　图72‑2 需要合并单元格的表格

　　选择C1:C4，单击工具栏中的合并与居中按钮。同样的方法将C5:C8也合并单元格，如图72‑3所示。

　　图72‑3 在空白的单元格区域按照目标区域的大小合并单元格

　　选择C1:C8，单击工具栏中的格式刷按钮，然后单击A1进行格式复制。结果如图72‑4所示。在这个过程里面，Excel并不会出现任何警告。

　　图72‑4 把空白区域的格式复制到目标区域

　　为了验证一下被合并的单元格是否还保留了原来的数据，可以在D列中使用公式进行引用计算，在D1中输入公式：

　　=A1

　　然后拖曳到D8进行公式复制。结果如图72‑5所示。

　　图72‑5 合并单元格后所有数值都得以保留。

　　Excel文件的加密与隐藏

　　如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保护，采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在这里要特别注意的是，自己设定的密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方法为：

　　(图老师整理)A、单击文件菜单栏中的保存或者(另存为)命令后，在弹出的保存或者(另存为)的对话框中输入文件名;

　　B、再单击这个对话框中工具栏下的常规选项按钮，在弹出的保存选项的对话框中输入自己的密码;

　　这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。

　　C、单击确定按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点击确认，最后点保存完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。

　　最近在用Excel建立公司新聘工人的个人档案，在输入员工基本信息时，我发现不同的单元格因内容不同而需要在中英文之间频繁切换，比如姓名一栏中输入汉字要切换为汉字输入法，到了年龄一栏中则要切换到英文半角数字输入。人员数量多，这样输入手工切换显然麻烦。

　　于是我想找到一种能自动切换输入状态的方法，最后通过在数据有效性中进行必要的设置，实现了输入法自动切换的目的。

　　将需要输入中文字符的单元格(例如姓名下方的单元格)全部选中，然后选择菜单数据~有效性一输入法模式，在输入法模式中选择打开，然后点击确定。

　　同样，将年龄下方需要输入年龄数字的全部单元格选中，在输入法模式中选择关闭(英文模式)，再确定。

　　经过如上设置之后，当输入点位于不同的单元格时，系统将根据上述设置，自动切换输入法模式，再也不用手动切换输入法状态。

　　需要说明的是，尽管从Office XP开始就已经支持中英文混合输入，但中英文输入法切换一直还是困扰信息高速录入的一个问题。对于事先规定了内容类型的单元格来说，输入法自动切换不仅方便，更可以在一定程度上防止输入错误。

　　与上面的方法类似的是，在Word和PowerPoint中，也可以通过选项命令进行自动键盘切换。