【图】巧用Word 2007制作发文件用的方格稿纸

巧用Word 2007制作发文件用的方格稿纸

　　由于工作原因，笔者经常需要使用到如图1格式的发文稿纸，从图中可以看出它类似于Word的方格稿纸。但是由于后者为一页式整体，无法分割其中的某些方格或部分段落，也不能仅仅设置其中部分为无色，因此也就无法制作出含有眉首区、说明区、标题区等内容的标准发文稿纸。

　　图1 稿纸

　　先前笔者一位同事曾经另辟蹊径，尝试用插入表格的方法设计出类似的发文稿纸，具体步骤如下：

　　第一步： 首先输入首行的XX县XXX局发文稿纸字样，并设置好字体、字号大小及颜色;

　　第二步： 运行Word 2007，切换到插入选项卡，在文本框的下拉列表中选择绘制文本框，根据实际比例在文档中勾勒文本框(用来设计稿纸上半部分的眉首区);再根据签发人、会稿单位、核稿人、拟稿单位和拟稿人、附件、机密程度各个文本框实际大小绘制并填写其中内容，再调整文字的字体、字号大小及颜色;

　　　第三步： 依葫芦画瓢，分别绘制说明区、标题区的文本框并完成相应文字内容的输入;

　　第四步： 切换到插入选项卡，在表格的下拉列表中选择插入表格，在出现的对话框中设置插入一个2行20列的表格，选中第一行，按Ctrl+D调出字体对话框，将文字大小设置为四号字，并取消如果定义了文档网格，则与网格对齐的勾选状态(图2)，接着调整单元格大小，使每个单元格看起来都呈大小一致的正方形，并使之与文本框的边线重合;

　　图2 字体设置

　　第五步： 将第二行所有单元格合并为一个单元格，在该单元格上右击选择表格属性，在出现的对话框中切换到行选项卡，勾选指定高度并指定单元格的高度为第一行的二分之一至三分之一尺寸，并选择行高值是固定值;

　　第六步： 全选并复制整个表格，将光标置于表格下一行，反复粘贴，直至生成一张连续的方格稿纸。

　　上述发文稿纸用打印机打印出来后，虽然看上去与正式的发文稿纸并无太大差别，但是它存在很大一个缺点，就是它的方格部分由于是通过绘制表格完成的，所以每个单元格实际上是分割的，要想在每个单元格中输入文字，就必须一个萝卜一个坑地打，无法直接在单元格(正文部分)中复制或剪切整个段落或部分文字，因此它无法适应现代化复制(粘贴)的办公要求^_^。

　　笔者冥思苦想许久，也没有找到更好的解决办法。不过，幸好有一位高手的指点，终于用Word 2007解决了这道难题。下面介绍一下具体步骤：

　　第一步： 运行Word 2007，切换页面布局选项卡，点击稿纸设置，弹出稿纸设置对话框，选择方格式稿纸格式，行数X列数选择20 X 20格式，并将网格颜色设置为灰色，并勾选按中文习惯控制首尾字符(如果不选中该项，标点符号有可能会出现在行首，不符合行文要求)，取消允许标点溢出边界选项的对勾，选择纸张幅面为16开或A4型，页脚选择行数x列数=格数，对齐方式选择右，其余按照默认设置确认后生成方格稿纸(图3);

　　图3 稿纸设置

　　第二步： 新建一空白文档，切换插入选项卡，在文本框的下拉列表中选择绘制文本框，拖动鼠标勾勒出一文本框(用来设计文首的XX县XXX局发文稿纸字样)，在文本框输入XX县XXX局发文稿纸，并调整字体、字号大小、颜色并将该行文字居中(务必调整好文字大小，因为将其剪切到发文稿纸中就无法调整字号大小)，然后选中该文本框，将其剪切到第一步生成的发文稿纸中，在稿纸第一行第一个空格处进行粘贴，然后拖动、平移、调整文本框直至其左右端线与发文稿纸左右边界重合、上端线与发文稿纸最上端水平线重合，下端线与稿纸的第三条水平线重合(调整后如果文字没有显示居中，还可以在文本框中用空格键将文字移动居中)，再右击文本框选择设置文本框格式，在弹出的对话框中切换到颜色与线条选项卡，将填充下的透明度滑杠拉到最左端，即设置透明度为0%(图4，此为关键点，务必留意!如果不设置透明度为0%，则眉首区、说明区、标题区的tuLaoShi.com背景就会呈现单元格，而将透明度设置为完全不透明，就可以完全遮罩底层的单元格)，再设置线条颜色为无色(如果之前的文本框的边界无法调整到刚好与水平线或边界重合，这里可适当调整线条粗细，使之完全遮盖方格线);

　　图4 设置文本格式

　　第三步： 根据实际发文稿纸的大小尺寸，按上一步介绍的方法依葫芦画瓢，依次完成签发人、会稿单位、核稿人、拟稿单位和拟稿人、附件、机密程度、发文单位全称、主送(抄报、分发)、事由、发文字号等文本框内容的设计(包括字体、字号大小的调整，另外这些文本框的线条颜色无须设置为无色，保留默认的黑色即可)，则发文稿纸初具雏形，最后双击页脚修改等式为20x11=220。

　　最后必须说明的是：此法设计的发文稿纸的正文部分可直接拷贝、粘贴，每个字符都会对号入座各个单元格，非常方便。另外，用Word 2003也可以设计此稿纸，前提是安装Microsoft Office Word 2003稿纸加载项插件。

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办公室新手搞定Word打印的实用技巧

　　Word文档编辑完成后，通常就要进行打印的操作了。可是且慢，那打印操作难道真的就只有点击打印按钮那么简单吗?如果您对文档的打印没有任何的要求的话，那么这个打印还真的是那么简单。可惜，通常情况下，我们对文档的打印总是有着这样和那样的要求的。那么，下面的这些文字也许对我们解决这些要求是有帮助的。

　　一、基础篇

　　1.打印指定页码

　　有些时候，我们只希望打印文档中的某些页码。那么，只要点击菜单命令文件→打印，在打开的打印对话框中，选中当前页单选项，那么就可以打印当前鼠标所在的页面内容;如果我们选中页码范围单选项，那就可以随意指定打印页码了。假如我们要打印的页码是连续的，那么只要在页码范围处输入起始和终止的页码，中间用-连接就可以了。比如输入3-7，那么就会打印第三页到第七页的内容。

　　假如要打印的是不连续的页码内容，那么就要依次输入所要打印的页码，中间用逗号间隔。如输入2,5,8,10，那就会打印第2、5、8、10页的内容。当然，我们也可以混用这两种方法。比如输入1,3-5可以打印第一页和第三页到第五页的全部内容，如图1所示。

　　图1

　　2.打印奇数页或偶数页

　　如果我们要在纸的两面都进行打印，那么可以选择奇数页与偶数页分别打印。只要点击图1所示打印对话框中打印列表框中的奇数页选项或偶数页选项就可以了。如图2所示。

　　图2

　　3.打印指定区域

　　在某些时候，我们要打印的也许并不是连续的页码，也不是非连续的页码，而只是文档中的某些特定内容，它们也许跨页或者跨节。那么此时，如果打印这些指定的区域呢?方法其实很简单，先在文档中选中这些内容，然后点击菜单命令文件→打印。此时，在打开的打印对话框中，所选内容单选项就成为可用的了。对，选中它就可以了。如图3所示。

　　图3

　　4.打印隐藏文字

　　有些时候我们会在文档中设置隐藏文字，比如老师们在制作试卷时会把答案设置成隐藏文字。但在打印文档时也许会要求把这些隐藏文字一并打印出来，比如老师们也会把试卷连同答案一并打印供自己作为样卷使用。那么，如何打印这些隐藏文字呢?

　　点击菜单命令工具→选项，在打开的选项对话框中点击打印选项卡，选中打印文档的附加信息下的隐藏文字复选项，如图4所示。这样，打印时就会连同隐藏文字一并打印了。

　　图4

　　二、提高篇

　　1.在打印预览中编辑文本

　　一般我们会点击菜单命令文件→打印预览，然后在打开的预览窗口中观察我们的打印设置是否合理。如果此时发现问题，我们得关闭预览窗口回到文档中进行相应编辑操作。

　　其实，默认情况下，预览窗口中鼠标指针为放大镜形，此时相当于已经点击了放大功能，所以，单击文档会将文档放大显示。

　　所以，我们只要单击工具栏上放大镜按钮，那么鼠标指针就会由放大镜形状变成 I 形，此时我们就可以开始修改文档了，如图5所示。

　　图5

　　2.避免文档在打印时排至另一页

　　有时我们的文档在最后一页只有短短的一行或几行，既浪费纸张也不好看。如何避免这个问题呢?有一个简单的方法是：点击菜单命令文件→打印预览。在打开的预览窗口中点击工具栏中的缩小字体填充按钮，那么Word会自动缩小文档中所使用的每种字体的字号，并把最后页中的那几行并入到前面的页中，如图6所示。

　　图6

　　3.取消打印批注

　　批注是多人合作编辑文档时经常用到的功能，默认情况下批注是可以直接打印出来的。但是当文档已经编辑完成的时候，那批注其实已经没有什么用处了。那么，如何在打印时不打印那些批注呢?其实，用不着逐个删除文档中的批注的。只要我们在打印对话框中在打印内容的列表中选择文档就可以了，如图7所示。

　　图7

　　4.打印特定章节

　　如果我们编辑的文档比较复杂，经常需要插入一些分节符，将文档并成若干节，并在各个小节中分别设置页码。但我们在打印文档时，可能会只打印第二节的第二页到第五节的第三页。那么，此时，如何设置呢?

　　还是点击菜单命令文件→打印，打开那个打印对话框。选中页码范围单选项，在后面的输入框中输入p2s2-p3s5就可以了，如图8所示。看出来了吧?字母p后面的数字表示页码，而字母s后面的数字表示节号。

　　图8

　　所以，如果要打印第二节全部的内容，那么在输入框中直接输入s2就行了。如果输入s2,s5，那么打印的就是第二节和第五节的全部内容了。当然，只打印第三节的第二页到第七页的内容，应该输入的就是p2s3-p7s3了。

　　三、技巧篇

　　1.直接打印没商量

　　通常我们打印都是启动Word，打开要打印的文档，然后点击打印按钮进行打印。这当然没错，但如果要打印的内容很多，而我们却并不需要逐个文档进行打印设置的话，那这些操作就显得太罗嗦了。

　　其实我们完全可以在资源管理器窗口中，选中一个或多个Word文档，单击右键，单击弹出菜单中的打印选项。这样系统会自动打开Word应用程序，同时将选中的文档直接发送到打印机中进行打印。而打印结束后，Word程序会自动关闭。方便吧?

　　2.没有打印机也打印预览

　　打印预览可以帮助我们在打印之前观察打印效果，以避免无谓的错误。但这个功能需要打印机的支持。如果我们没有打印机，如何解决问题呢?其实很简单，我们可以虚拟一个打印机解决问题。

　　在控制面板中打开打印机窗口，双击添加打印机图标。在打开的安装向导窗口中，先将本地打印机选中，然后在生产商列表和打印机列表中，随意选一项(尽量选择我们熟悉的或与以后可能用到的打印机型号相近或相同的打印机型号)，如图9所示。选中希望把这台打印机设置为Windows应用程序的默认打印机，端口设置保持默认数值。如果提示要打印测试页吗?，选择否。点击完成，系统会自动完成其它的操作。当打印机窗口中出现了新打印机图标时，就表明虚拟打印机已经安装好了。此时，我们就可以打印预览，并预览到打印效果了。

　　图9

　　3.压缩打印，大纸变小纸

　　家用的打印机通常是A4幅面的，但我们却要打印A3幅面的文档，怎么办?不要紧，还是点击菜单命令文件→打印，打开打印对话框。如图10所示，在缩放下，在按纸张大小缩放框中选择要使用的纸张大小A4。Word 会对页面进行缩放以适应我们选择的纸张大小，A3的文档很轻松地就会在A4纸上打印出来，相当于复印机上的缩小/放大功能。