【图】让Word也能批量打印标签

让Word也能批量打印标签

　　为了迎接上级检查和规范档案管理，学校决定将档案室的所有档案都重新归档整理，如每位教师的业务档案的档案盒标签就要求统一打印成如下图样子。二百多个标签如果直接在WPS或Word中利用表格完成，将是非常麻烦的事，为了快速完成这项任务，我们找到了Word2003中久未使用的邮件合并功能。

　　1、从计算机中找出原来输入的教职工情况登记表、工资表等存有全校教职工姓名的Excel电子表格文件，把姓名这列复制到一个新的电子表格文件中以便接下来在Word中调用(其实不重新建立文件也行，不过那样在调用时显得比较乱，还容易发生误操作)。这样就免去了重新录入姓名的繁重工作。

　　2、启动Word2003，单击工具→信函与邮件→邮件合并，在打开的邮件合并任务窗格中的选择文档类型项中选择标签，然后点下一步：正在启动文档，如图2。

　　3、在更改文档版式项中，单击标签选项，在标签选项对话框的纸盒框中选择默认纸盒(自动选择)，因为默认的是手动进纸，这样会给最后打印带来麻烦。接着单击新建标签按钮打开新建自定义标签对话框，在标签名称框中输入你给新建标签起的名，如：档案标签;根据预览框中的图示和你准备打印输出时使用的纸张大小，把上边距和下边距改为1厘米;把标签高度和标签宽度分别改为18.8厘米和3.8厘米(根据档案盒的大小和薄厚来确定);标签列数选择7，标签行数选择1;横向跨度改为3.85厘米，(也就是在标签宽度3.8厘米的基础上再加0.05厘米间距，这样最终打印输出后两个标签间就会有0.05厘米的间距，直接从中间裁一下就能解决问题，如果这个间距过大会有白边，给裁剪带来麻烦，另外也浪费纸张。)

　　最后在页面大小框中选择A4横向(29.7×21厘米)，这时就为我们上面设置的尺寸找到依据了：侧边距1厘米+标签宽度3.8厘米×标签列数7+标签间距0.05厘米×6个间距

　　4、点浏览选择你在Excel中建立的只有一列姓名的Excel电子表格文件，这时会出现选择表格对话框，有Sheet1$、Sheel2$和Sheel3$三个工作表让我们选择，一般情况都选择Sheet1$，根据Excel文件有无标题行确定数据首行包含列标题项是否√选，最后点确定，如图4，在出现邮件合并收件人对话框时，直接点确定即可,如图5。

　　5、光标(插入点)在第一个标签内的情况下，单击表格→插入→表格，根据准备制作的标签格式，插入一个1列6行的表格。然后拖动表格的行线，调整好每一行的高度，并保证整个表格的高度与标签高度接近。注意：有时标签内的光标(插入点)会占一个空行，从而影响表格高度的调整，这时可以按一下Del(Delete)键删除，如图6。

　　6、将光标指向表格最上边，当鼠标指针变成宽的向下的黑色箭头时单击左键选中整个表格，然后右键单击，在弹出的快捷菜单中选择单元格对齐方式项下的水平、垂直居中。最后在相应的单元格中输入每个标签都相同的内容：照片、个人业务档案、2003-2006、建昌营镇中学等内容，如图7。

　　7、单击准备自动输入教师姓名的那个单元格，然后单击右侧的任务窗格中的下一步：选取标签，接着单击其他项目，在新出现的插入合并域对话框中直接单击插入按钮，再单击新出现的关闭按钮，如图8。

　　这时该单元格中会出现《姓名》，如图9。

　　8、设置表格中内容的字体、字号等修饰后，再右键单击表格，在弹出的快捷菜单中选择边框和底纹，在边框和底纹对话框中，把表格线的宽度增加到2磅，最后点确定退出，如图10。

　　9、单击更新所有标签，7个标签的格式会变成一样，接着单击下一步：预览标签，会显示出标签的最终样式(没有了《NextRecord》的标记)，再单击下一步：完成合并，最后再单击编辑个人标签，在合并到新文档对话框中选择全部后点确定退出。这时Word会自动新建一个名为标签1的文件，并把Excel电子表格文件中的所有数据制作成相应的标签，如图11。

　　10、如果打印输出后发现尺寸有偏差(一开始估算错了)，可以从第2步重新开始，不过到第3步时可以直接找到我们刚才新建的档案标签去修改一下尺寸就可以了。具体方法是：单击标签选项后，直接在标签选项对话框中的标签产品框中选择其他/自定义，然后在产品编号列表框中选择我们原来建立的档案标签自定义，最后点详细信息就能直接修改标签尺寸了，如图12。

　　我们利用Excel的自动填充功能把相关数据录入后，再利用Word的邮件合并功能把所有档案的标签以最高的速度和最高的质量打印了出来，还因此受到了表杨。其实我们还可以仿照此法来打印输出工资条、成绩单等。最后再教您一招裁切的技巧：把一把直尺的一边对准两个标签的中间，一只手按住直尺，一只手顺着直尺边向上一撕没压住的另一部分就能把两个标签轻松分开了。

在Word中用查找替换功能制作试卷

　　作为教师，经常会整理一些从网上下载的资料，并制作成试卷。有一次，一位朋友从网上另存了一个试卷的网页文本，有很多手动换行符，而且有答案。想把这个试卷让学生做一遍，当然不需要答案，还要在每个选择题的前面加上一个括号，用来让学生填上答案。如果一个个地修改，要花费很多时间。能不能想一个办法，快速地将这些问题都解决呢?当然有办法了，用查找/替换功能。

　　把不必要的手动换行符去掉

　　在Word 2003中打开查找/替换对话框(如图1)，在查找内容输入框中输入^l^l，当然也可以在打开按钮后，在特殊字符中选手动换行符两次(如图2);在替换为输入框中输入^p，即在特殊字符中选段落标记(如图3)，点击全部替换后，将两个手动换行符换成了一个段落标记。

　　图1

　　图2

　　图3

　　小提示：在输入换行符等特殊符号时，可以直接输入表示特殊符号的字符，也可以点击按钮，再选择特殊符号中的段落标记等相应的选项：如^$代表任意字母，^#代表任意数字，^&代表查找内容

　　把答案去掉

　　在查找内容输入框中输入(^$)，替换为输入框空着，全部替换后，将答案全部去掉。

　　加上填写答案的括号

　　在查找内容输入框中输入^#.，(注意#.后面的点，因为题号后面都有一个分隔号.，如果不加上，在替换的时候，如果试题中出现有数字，那么试题中也会出现不必要的括号，如本题中的第3题选项中就有Windows 98，会在9和8前面也加上括号，如果那样就画蛇添足了)，在替换为输入框中输入( )^&&，全部替换后，就在每个题号前加上了一个用于书写答案的括号。

　　但是，这时书写答案的括号并没有按照我们需要的格式显示出来，需要将选项所在行左缩进几个字符，仍然在查找/替换中设置。在查找内容输入框中输入A)，在替换为输入框中输入^&&，即在查找内容前加上若干空格，所加空格的多少依据格式的要求，全部替换后即将括号突出出来了，便于教师看答案。一份凌乱的试卷经过几分钟的加工，变成一份整齐美观的试卷，是不是很有成就感啊。

快速找出两个Word文档间的差别

　　我们经常会遇到这样的问题：两份Word文件之中，只有一些极为细小的区别，如果单纯通过人工的方法去进行校对，那么不仅效率很低，而且也容易出错，容易漏掉一些不太明显的区别。Word 2003已经内置了一个小功能，可以让我们快速地找出两个Word文档之间的不同。

　　操作步骤如下：

　　首先打开待比较的Word源文件。

　　执行工具菜单→比较并合并文档命令，在弹出的比较并合并文档窗口中单击另一份待比较文件，然后再勾选精确比较复选框后点击比较按钮。

　　图1

　　此时Word便开始新建一份文档，并将所有的不同点用蓝颜色醒目地标识出来。

　　图2

　　怎么样，很兴奋吧?可我们发现，Word自动生成的的这个校对页面与我们平时的校对习惯不太一样，比如首先它没有使用标准的校对符号(比如删除线、插入点什么的)，而且它将所有的修(m.tulaoshi.com)改都自作主张地以删除的内容形式显示出来(无论是插入的还是修改而来的)，让人看起来很不习惯。

　　其实，这只是Word校对的默认显示方式问题罢了，对此我们可以通过修改其标识显示方式来解决。如下图所示，Word现在默认的是使用显示标记的最终状态，我们只要把它改成显示标记的原始状态就可以了。

　　图3

　　下图所示就是最终的效果图。

　　图4

　　怎么样?很方便吧，那您还不赶快动手试一试。

在Word一页中插入两个关联页码

　　在一些正规的文献资料中，通常有这样的页码，总第20页第15页，它的含义是当前页是总文档的第20页，为本部分内容的第15页。这种页码是怎么设置的呢?将光标定位在文档中需要重新开始计算页码的地方，打开插入菜单，选择分隔符选项，从分隔符对话框中选择分页符单选按钮， (如图1)所示。单击确定按钮。

　　图1

　　将光标定位在分页符前面的文字页中，打开插入菜单，选择页码命令，弹出页码对话框，设置一种页码样式， (如图2)所示。

　　图2

　　再单击格式按钮，选中页码格式对话框中页码编排栏中的起始页码单选项，并将后面输入框中的数字设为1，当然可以根据具体要求灵活设置， (如图3)所示。

　　图3

　　设置好后，连续单击确定按钮。在Word编辑状态，可以看到在页面的下方已经插入了一个页码，在分页符下面的文字页中，双击页码，激活页眉和页脚设置，选中页码， (如图4)所示。

　　图4

　　打开插入菜单，选择书签选项，弹出书签对话框，在书签名栏中任意给书签取个名字，就叫ABC吧!(如图5)所示。

　　图5

　　单击添加按钮，对话框随即会关闭。将光标移到页脚的另一侧，可以使用空格键将光标位置调整好，打开插入菜单，选择域选项，弹出域对话框，单击域代码按钮，在域代码输入框中输入ABC-5， (如图6)所示。

　　图6

　　这个数字5是两个页码相差的页数。单击确定按钮，操作就完成了，现在就可以看到两个页码相差5了，还可以在页脚中填入其他文字，并调整两个页码的位置。

　　提示：输入ABC-5时，字母和数字前后一定要有空格。如果设置完成后，页码没有按照你预计的情况出现，首先要检查这个设置。

快速找Word模板文件Normal.dot的方法

　　你在某一台计算机中长时间使用Word，会在默认的模板(Normal.dot)中保存了大量的自定义样式、快捷键、宏等。这时如果换到另一台计算机使用Word，可以把这个模板文件拷到新机器里面去，就能让Word符合自己的操作习惯了。

　　这就碰到问题了，这个Normal.dot模板文件到底在哪里呢?不同版本的Windows操作系统(如Windows 98和Windows XP)，这个文件的位置也会有所不同。不用着急，使用下面介绍的办法，可以很快地就把它揪出来。

　　以Word 2003中文版为例，具体操作步骤如下：

　　1.启动Word，选择菜单命令工具|选项，打开选项对话框。

　　2.在选项对话框中单击文件位置选项卡，然后单击用户模板，如图1所示，再单击修改按钮。

　　图1

　　3.在修改位置对话框中其实打开的就是模板所在文件夹，只不过在这里要修改的是文件夹，无法对模板文件进行操作。即便如此，仍有办法。单击对话框右上方的工具，然后从弹出菜单中选择属性命令，如图2所示。

　　图2

　　4.在Templates属性对话框中我们可以看到常规选项卡中有一项位置，在其右侧就是模板文件夹的完整路径，如图3所示。我们可以用鼠标将位置右侧的路径文本全部选中，然后按Ctrl+C复制。

　　图3

　　5.打开Windows的资源管理器，然后将刚才复制的路径粘贴(Ctrl+V)在地址栏中，按回车键，这时就会直接打开如图4所示的文件夹，其中就有Templates(模板文件夹)。

　　图4

　　6.双击如图4中的Templates文件夹，就可以看到Normal.dot模板文件了，如图5所示。

　　图5

用EQ域在Word中快速输入数学公式

　　有时，我们要在Word中输入一些简单的数学公式，而系统中又没有安装公式编辑器组件，可以用EQ域来输入。

　　下面，我们以输入图示的公式为例，看看具体的操作过程:将光标定在需要插入公式处，然后按下述操作:按下Ctrl+F9组合键输入域记号{}→在域记号中输入eq→按一下空格→继续输入 (3,1+2x)→将光标移到域记号右外侧，输入=→再按下Ctrl+F9组合键输入域记号{}→在域记号中输入eq→按一下空格→继续输入f(1,1-x)。

　　输入完成后，选中上述域代码，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择切换域代码选项，相应的公式即可出现在我们的面前了。

　　注意:

　　①此处的域记号({})，虽然看起来就是普通的大括号，但是其功能同普通的大括号完全不一样，因此，不TuLaoShi.com能作键直接输入!

　　②如果修改上述域代码中的字符(如1+2x、1-x等)的颜色，还可以输入彩色公式呢(这是公式编辑器所不能达到的)。