我们在用Word编辑文 件时,需要用Excel文件编一些表格资料,如果将编写审计报告或其他报告所需要的审计调整调查表等Excel表格文件整合到一个Word中,这样做有利 于文件表格资料查找、修改、整理,不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件对应的Excel文件了。方法:光标移至己打开的Word文件 的最后,打开插入→对象→由文件创建,在文件名右侧浏览选择你需要插入的文件,然后在显示为图标上打勾就行了。这时文档中出现了一个图标,双击即打开了该 Excel文件,注意此文件己成为Word文件的附件,保存了Word文件即保存了 Excel文件。同理在Excel中也可加载上一些Word文件。考虑打印Word文件时会将Excel文件图标打印出来,此时可先删除这个图标,进行 Word文件的打印,然后用Ctrl+Z,撤销刚才动作,即可恢复Excel文件图标。
22、利用邮件合并功能,实现批量处理含有数据的文本资料
我们在处理信函、通知、询证函、审计日记、审计工作底稿等,其格式基本一致,但具体内容及对象都不同,如果每次都一个一个的录入打印,使得基本相似的文 本格式都在重复输入,如何利用己有的数据资源,使这类重复劳动变成一件轻松的事情,用邮件合并来解决,主要是利用Excel的数据资料,在 Word中设置需要输入的位置后,可自动生成,具体方法可在Word的帮助文件学习。