“样式与格式”在排版中的妙用

　　好处一. 快速同步同级标题的格式

　　好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵，原因大体有两个，首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标题格式，本身就是个麻烦的事情。试想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来，恐怕没有几十分钟是下不来的。两者，如果文件排好后交到领导手里，领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换，那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了，整体效率很低。其实，如果我们事先使用了“格式与样式”功能，这些问题就能轻松地迎刃而解了。
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　　一. 快速套用现有标题样式

　　1. 编辑完成后套用样式

　　这种方法非常类似于平时的格式刷使用，需要先将标题选中，然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式，但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。

　　2. 编写文件时套用样式

　　这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式，为了加快操作效率，可以给每个样式设置一个快捷键

　　1） 点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮，执行“修改”命令，如图2位置1

　　2） 然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令，如图2位置2

　　3） 将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏，为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可，如图2位置3

　　4） 以此类推，为其他样式也设置好相应的快捷键

　　

　　而这时，我们就可以在每录完一个标题后，按下快捷键快速设置该标题的样式了。[next]

　　二. 快速修改同级标题样式

　　不过，刚才使用的还都是Word默认的一种比较简陋的样式，如果我们对标题格式有着特殊的要求，其实也是可以自定义样式并同步更新的。

　　1. 手动更新同级标题

　　首先，按照自己的要求对标题设置一个新格式，然后再点击它所属样式的菜单钮（如图2位置1），执行“更新以匹配选择”命令。此时您便会发现，文档中所有使用了该样式的标题（同级标题）会马上同步换成新样式。如图3所示

　　2. 自动更新同级标题

　　而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话，Word还支持一个自动更新样式的功能，用起来更加方便。

　　同样，先点击样式窗格中一个样式的菜单钮，执行“修改”命令。然后，在弹出的如图4所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项，点击“确定”按钮。

　　这时，当我们对这个级别的标题进行格式修改时，无须点击“更新以匹配选择”即可以马上将样式同步到其他标题上，操作更加方便。

好处二. 快速在文档中定位

　　Word的样式功能除了能够快速同步标题格式以外，还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中迅速定位。

　　使用方法很简单，只要点击“视图”菜单→“文档结构图”命令，那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧，如图5所示。点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区，就像使用Web导航页面一样方便。

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