【图】怎么改变Excel默认的单元格批注格式

怎么改变Excel默认的单元格批注格式

　　如果您的Excel工作簿中运用了一些公式，又怕别人看不懂，可以在存在公式的单元格中插入批注，对公式进行必要的解释。批注是一种十分有用的提醒方式，不仅可以用来解释复杂的公式，也可以将对其它用户工作簿的反馈意见写在批注当中以方便互相交流。

　　在Excel中，我们可以先选中要插入批注的单元格，然后选择插入批注命令，这时就会在该单元格一侧出现批注框，可以直接在框中输入批注的内容，如图1所示。

　　图1 插入批注

　　创建了批注之后，可以随时改变批注的格式，方法是在包含批注的单元格(右上方有红色小三角的单元格)上单击右键，从弹出菜单中选择编辑批注，然后在批注框中选中要改变格式的内容，改变其格式，或者单击批注框的边缘选中整个批注，再改变其格式，例如改变字体、字号、文本颜色等。还有一种办法是在批注上单击右键，从弹出菜单中选择设置批注格式，打开如图2所示的对话框然后进行设置。

　　图2

　　然而如果经常会用到单元格批注，又不希望使用默认的单元格批注格式，总不能一次次地手动更改吧。在Excel中没有提供改变默认单元格批注格式的途径，但有一种办法可以解决。其实，Excel中的单元格批注的格式与Windows系统的工具提示格式是完全相同的，了解了这一点，就好办了。

　　什么是Windows系统的工具提示呢?例如在Excel中，当我们将鼠标指针指向工具栏上的保存按钮上方时，就会出现如图3所示的黄底黑字的小提示框，告诉我们这是一个保存按钮，这就是工具提示。

　　图3

　　要改变工具提示的默认格式，需要打开显示属性对话框。可以双击控制面板中的显示将其打开，如图4所示。也可以在桌面上单击右键，然后从弹出菜单中选择属性将其打开。

　　图4

　　以Windows XP系统为例，当打开显示属性对话框后，单击上方的外观选项卡，然后单击右下方的高级按钮，如图5所示。

　　图5

　　在高级外观对话框中，在项目下方选择工具提示，然后就可以设置提示内容的字体、字号、文本颜色、粗体斜体以及提示框的背景颜色等属性了。

　　图6

　　注意：这一改变将会影响所有没有设置格式的批注，而对已经设置了格式的批注则没有影响。如果您已经为某些批注应用了其它格式，例如，改变了文本的颜色，上述改变将不会改变这些批注的格式。

如何使用Excel打造单词默写本

　　在Excel中有个Exact函数，可以比较字符串是否完全相同(能够区分大小写)，如果完全相同就显示为True;否则显示为False，我们完全可以用它来做一个单词默写本来帮我们背单词。

　　1.运行Excel，分别在A1、B1、C1、D1单元格输入单词、词义、拼写和结果。

　　2.在单词和词义两列中，输入你要默写的单词和相应单词的词义。

　　3.选中D2单元格，点击插入菜单下的函数命令，在弹出的对话框中选择文本序列中的Exact函数，点击确定按钮(如图所示)。

　　然后在打开的Exact函数对话框中，分别在Text1和Text2中输入A2、C2，表明此函数用于比较A2单元格与C2单元格中的字符串是否完全相同，C2单元格中没有输入单词或两个单元格中的字符串不相同时，D2单元格的值是False;如果C2单元格与A2单元格中的单词完全相同(包括字母大小写)，D2单元格的值为True。

　　4.选中D2单元格，拖动填充柄，填充D列以下的单元格。

　　5.选中A列，右键单击，选择隐藏命令将A列隐藏。

　　至此，单词默写本就算做好了，如果你想为默写本添加新的单词，只要右击A、B两列中间位置，选择取消隐藏，重复第二步和第四步操作即可。还等什么，还不动手做一个单词默写本在暑期里抓紧时间背单词?

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怎么用Excel完美处理学生成绩

　　大多数学校在期末考试后，教师都要对学生进行综合评定，其中一项就是成绩评定。那么如何通过对学生成绩的处理结果来反映学生情况呢?笔者在实践中摸索了一套方法，现介绍给大家。

　　可以处理学生成绩的软件很多，这里主要介绍大家常用的Excel的应用。我们选某班的10名学生为例，对其成绩进行汇总、排序、统计各分数段人数，绘制成绩分布曲线。根据要求设计表格并录入成绩，经处理后所得的结果见图1。

　　图1

　　计算学生各科总分

　　首先计算第一名学生的各科成绩总分，然后通过复制函数得到其他学生各科总分。

　　1.计算第一名学生的总分

　　(1)选取函数。选择H4单元格，然后单击菜单栏中的插入/函数或工具栏中的fx按钮，接着弹出粘贴函数对话框，首先在对话框函数分类一栏中选取数学与三角函数，然后在函数名称中选取Sum按确定退出。

　　(2)选取需要计算的单元格区域。选取函数后即打开函数参数输入对话框，然后单击折叠对话框按钮(即Number1右边的按钮)，此时对话框消失，接着选取单元格区域，选取方法(单击C4拖曳至G4或单击C4按Shift键同时单击G4),最后必须按回车键加以确认，函数参数输入对话框再次出现，单击对话框中的确定按钮退出后即可得到第一名学生总分。

　　2.计算其他同学各科总分

　　单击H4单元格，鼠标指向该单元格右下角的小黑方块(即填充句柄)，待光标变为黑色十字时，按下鼠标的左键向下拖曳至H13，各科总分就很容易显示出来(根据需要可以选择不同函数对数据进行处理，如用Max函数计算最高分，Min计算最低分，Average计算平均分等)。

　　按总分排名次1.单元格区域的命名

　　首先选取总分数据的单元格区域H4-H13，然后单击菜单中的插入/名称/定义，在弹出定义名称对话框中的当前工作簿名称一栏中输入或修改名称为总分，在引用位置一栏中显示刚才选取的单元格区域H3-H16(当然也可以单击其右侧的折叠按钮重新选取单元格区域)，然后按确定退出。

　　2.选取函数确定排名

　　在单元格I3中输入名次，单击I4单元格，选择数据/函数菜单项或单击工具栏中fx按钮后弹出粘贴函数对话框，选择统计类中 RANK函数即弹出函数参数输入对话框。在Number一栏中输入H4(或单击其右边折叠按钮对话框消失，单击H4后按回车键，此栏中即为刚才选定的单元格H4)，Ref一栏中输入总分，单击确定按钮退出就可以得到第一个学生的成绩排名，然后选取单元格J3，通过复制句柄复制，得出全班成绩的排名。

　　统计各科各分数段人数

　　在A14-A19中分别输入49分以下、50-59分、90分以上，先统计高数成绩在49分以下人数，方法与求总分基本相同，只是选择不同函数。在函数分类中选择统计，在函数名中选择COUNTIF(G3:G65,=80)，弹出函数参数输入对话tulaoShi.com框，在Range一栏中选择或输入计算区域C4～C13，在Criteria一栏中输入=49，按确定按钮退出后即在C14中得到满足条件的人数。要统计50-59分之间人数只要在Criteria一栏中输入=50 AND =59即可。同样的方法可以求出其他分数段人数，最后，通过复制的方法求出各科各分数段人数。

　　绘制成绩分布曲线(以高数课程为例)1.选定创建图表的数据区域

　　选取A14拖曳至C19或单击A14同时按住Ctrl键再单击C19。

　　2.择图表类型和子类型

　　(1)选定创建图表的数据区域后，单击常用工具栏的图表向导按钮或者选择插入图表菜单命令后弹出图表向导对话框;

　　(2)在图表类型中单击自定义类型选项卡，在选项框中选择平滑直线类型(在图表类型中选择合适的曲线可以按住查看示例按钮预览后重新选择);

　　(3)单击对话框中下一步按钮弹出图表源数据对话框，选定数据区域选项卡中的列单选项，接着单击对话框下一步按钮弹出图表选项对话框，在对话框中添加说明性文字;

　　(4)单击下一步按钮弹出图表位置对话框，选定对话框中的作为新工作表插入单选项后，单击完成按钮退出，得到如图2所示成绩曲线(可以对曲线图进行编辑)。

　　图2

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设置小技巧让Excel 2007用得更顺手

　　Excel2007用起来还不是很顺手，感觉还是用以前的版本习惯，笔(图老师整理)者今天教你设置一下，适应以前的操作习惯。

　　招式一：把快速访问工具栏请下来。

设置方法如下：点击Office按钮

在下拉菜单右下方点击Excel选项出现Excel选项界面如(图一)所示：

　　图一

　　点击左面自定义栏，在右面会出现自定义快速访问工具栏设置界面如(图二)所示：

　　图二

　　在这里你可以添加你日常工作中常用的命令。添加完以后勾选下面的在功能区下方显示快速访问工具栏选项，点击确定。这样我们就把快速访问工具栏请到功能区下面来了。为什么要把快速访问工具栏给弄下来呢，大家有没有发现快速访问工具栏在标题栏上和文件标题同处一栏，常用命令显示的数量有限，有时不得不点击下拉按钮来找常用命令，把快速访问工具栏弄下来就好了，上面的常用命令可以显示很多，就像以前版本的excel的工具栏一样，用起来很方便。

　　招式二：隐藏功能区让工作区视野更开阔。

　　在招式一中我们把快速访问工具栏请到下面来了，大家是不是觉得工作区有点变小了?没关系。现在你双击功能区上面的任何一个选项卡如开始，你发现了什么，哈，功能区隐藏起来了。用的时候只要单击一下功能区上的选项卡，功能区一下子就显示出来了，和以前版本的Excel比较一下。你会发现原来Excel2007的功能区就像以前版本的菜单栏的下拉菜单，功能区上面的选项卡其实就是以前版本的菜单栏。嘻嘻!

　　招式三：让Excel2007换换衣服

　　有时在网上看到别人的Excel2007界面是黑色的，是不是想换换自己的Excel2007的颜色?跟我来!如(图一)在Excel选项界面常用项，在配色方案处点击下拉箭头，出现了三种配色方案，里面就有黑色的，选取以后点击确定，怎么样?是不是很爽?呵呵!

　　招式四：让低版本excel顺利打开excel2007制作的文件

　　Excel2007制作的文件后缀名为xlsx,而以前版本的Excel文件后缀名为xls，这样用Excel2007做的文件在以前版本的Excel里是打不开的。有没有解决这一问题的好方法呢?有人说：我在保存文件时另存为xls格式文件不就行了吗?可是假如你忘了呢，是不是还要重新打开一次再来一次转换?现在你在(图一)的示的Excel选项界面，点击保存栏，在将文件保存为此格式一项点击下拉箭头，选择Excel97-2003工作簿(*.xls)点击确定这样你以后用Excel2007做的文件在低版本的excel里也能打开了，不必顾虑使用你文件的人的电脑里是否装有高版本的Excel2007了。

　　招式五：我的文件很安全，系统瘫痪俺不怕

　　在Excel选项保存栏里，更改自动恢复文件位置默认文件位置的路径，(注意：不要把文件放在C盘哟。)这样只要硬盘不坏，以后系统瘫痪了也不怕了，文件不会丢失。

　　招式六：巧妙设置状态栏，提高工作效率。