本文主要介绍如何用Excel按数据借助ROW和IF等函数进行特殊排序，以快速完成各种座次表、企业职工工作安排等数据排序工作。
开学差不多一个月了，此时很多学校都会根据身高等因素给学生重新安排座位。通常要求把高个排在后面、矮个排在前面。以往的做法是让学生按高低排队再顺次排座位，结果排队时身高差不多的学生经常争执。今年不妨换个做法，先按学生身高随机编出座位图，再让大家按图就座，这样就没什么可争了。不过手工排座位工作量也挺大，还是让Excel与函数帮忙搞定吧。
1.制作学生记录表
打开Excel2007，把sheet1工作表重命名为学生记录，按需设置好表格(图1)。在C:E列输入学号、姓名、身高，或者从已有的表格中复制过来。在H、I列输入身高与系数对照表，在此H2固定为1，下面的157、168则可自由修改。也可多增加几条身高和系数，但身高要升序排列、系数降序。个别严重近视的学生可以在F列输入视力系数1或2让他排前一点。
在A2单元格输入公式=ROW()-1自动生成序号，在B2输入公 式=IF(C2，VLOOKUP(E2，H:I，2)+F2+RAND()，)。公式中用VLOOKUP提取身高系数+视力系数+RAND()生成一个有 身高视力差异的随机数。选中A2:B2拖动其右下角的黑色方块(填充柄)向下填充到B97，通常一班不会超过96人吧？现在选中B2，单击开始选项卡 的排序选择降序，就会按157以下排前面、157-168中间、168以上排后面的前提随机排序，视力系数每增加1则可使其在这3档中排前1档。
2.编制座位图
以把学生分成6组(列)为例，我们得先建一个座位表工作表，在A3、A4分别输入1、7，并对B3、B4设置粗边框。在B3输入公式=VLOOKUP(A3，学生记录!$A:$F，4，FALSE)，双击填充柄把公式复制到B4。选中A3:C4鼠标指向其填充柄，按住右键拖动到Q4，松开右键在弹出菜单中选择填充序列，即可填充出前两排的序号和学生名。再选中A3:Q4向下拖动填充柄到Q18，填充出96个座位和序号，学生自动按序号出现在座位图中。最后适当调整好行高列宽，画一个矩形代表讲台桌即可(图2)。
注：分组数不同，只需开始时改一下A4的数字，例：分8组就改成9，其他操作都一样。若用的是双人桌，只要在全部设置好后直接删除两组间的空列使两组合并在一起即可。
3.修饰座位图
座位图中没学生的单元格会显示错误值#N/A和边框，得让它自动消失。选中A:Q列，单击开始选项卡的条件格式选择新建规则，在 新建格式规则窗口中选择规格类型为只为包含以下内容的单元格设置格式，并在单元格值下拉列表中选择错误(图3)。再单击格式按钮，在 弹出窗口中设置字体颜色为白色，在边框选项卡中设置边框为无。一路确定完成设置后，没有学生的边框和错误值都会自动消失。
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座位左边的序号不需要打印出来，得先隐藏起来。选中A列，单击数据选项卡的组合图标进行组合。同样分别选中D、G、J、M、P列进行组合。组合后在左上角会显示1、2的按钮，点击1即可隐藏所有序号列(图4)，点击2则恢复显示序号。
4.自动排座位
通常一学期需要多次重排座位，若学生没变，你只要在学生记录工作表选中B2单击开始选项卡的排序选择降序，即可随机生成一张新 座位图。即使学生变了或需要为其他班级排座位，也只要在学生记录工作表中输入新班级学生的学号、姓名、身高，对个别高度近视的再输入一下近视系数，再 选中B2降序排序一下，即可在座位表工作表中看到随机排好的座位图。
若需要对个别学生座位进行调整，可通过修改座位图的序号实现。本例中身高174的李丽丽因视力系数被分配到前排正中，这会影响后面学生的视线， 得把她调整到左边。你只要在座位表工作表中单击2按钮显示序号列，把序号7改成10、10改成7，即可让她与序号7的蔡小森对调座位。修改后记得 再隐藏序号列。
现在可以把座位图打印出来贴到讲台上，让学生按图入座了。虽然操作有点啰嗦，但一旦设置完成，以后就只要重复第4步即可排好座位图，应用起来还是挺简单的。
