Excel打印知识集萃

Excel工作表打印之前应该先预览，打印预览它可以看到普通视图中看不到的内容，避免失误、提高打印质量，而且可以快速更改许多打印设置。当预览过以后页边距会以虚线的形式显示出来，方便调整。图老师小编以Excel 2003为例，介绍Excel文件打印设置的一般方法，其目的是增强文件的可读性。

1. 建立页眉和页脚

工作表的页眉和页脚包含了许多有用信息，例如报表的页码或工作表标题等等，用户只需单击文件菜单中的页面设置命令，打开页面设置对话框的 页眉/页脚选项卡。如果需要使用内置的页眉和页脚，就要打开页眉或页脚下拉列表，从中选择第1页、第1页，共?页之类的内容。如果需要自行建立自己的页眉和页脚，可以单击自定义页眉或自定义页脚打开对话框。两者的布局和功能是完全相同的，其中间排列着十个按钮。最左边的按钮用来设置文本的字体格式，最右边的按钮用来设置图片的大小等格式，中间从左到右的八个按钮可以插入页码、日期、时间等内容。

2. 让每一页都打印出标题行

一个由多页组成的表格，通常需要在每一页上都打印出标题行：执行文件→页面设置，打开页面设置对话框，单击工作表标签，在顶端标题行后面的方框中输入：:(这里假定第2和第3行为标题行，$符号在英文状态下，用Shift+4组合键输入)，确定退出，再打印时，系统会自动为每一页加上标题行。如果在左端标题列后面的方框中输入列标题区域，就可以为每一页添加上列标题。

3. 使所有数据可见

如果某一单元格中的文本或数字超出了列宽，那么打印出来的文本将被截断，打印出来的数字则会显示为######。为此，打印之前必须确保工作表中的所有数据可见。如果发现了某一列的宽度不够，只需将光标放到该列列标右侧的边线处，待光标变成双向光标后双击边线，即可自动增加列宽以适应数据的长度。也可以单击格式菜单中的单元格命令。打开单元格对话框的对齐选项卡，选中文本控制下的自动换行，即可使数据自动换行以适应列宽。

4. 使用容易查看的格式

国内的各种报表习惯设置网格线，我们可以打开页面设置对话框的工作表选项卡，选中打印下的网格线即可。也可以选中需要设置网格线的所有单元格，单击Excel格式工具栏中的边框下拉按钮，打开对话框从中选择需要的边框样式。另外，屏幕显示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格边框设置为彩色，但是使用黑白打印机进行报表打印，最好使用对比度较高的颜色，否则打印出来的内容就不够清晰。另外，也可以打开 页面设置对话框的工作表选项卡，选中打印下的单色打印，从而提高彩色打印的清晰度。

5. 使报表居中

如果使用的打印纸能够容纳整个报表，就可以设置水平居中或垂直居中。前者可以打开页面设置对话框的页边距选项卡，选中居中方式下的水平复选项，后者可以选中居中方式下的垂直复选项。两者同时选中时，报表会在纸张上同时使用水平居中和垂直居中。

6. 调整报表四周的空间

Excel报表的四周包括页边距和上、下的页眉、页脚六个部分。如果我们需要改变页边距或页眉和页脚，可以打开页面设置对话框的页边距选项卡，改变其中上、下、左、右和页眉、页脚’的数值。也可以单击Excel工具栏中的打印预览按钮，打开预览窗口单击页边距按钮，显示页面的页边距的尺寸柄，根据需要拖动至需要的宽度为止。

7.打印不连续的单元格(区域)

如果仅仅需要将一些不连续的单元格(区域)中的内容打印出来，那么在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格(区域)，选中多个不连续的单元格(区域，如A2.B2:C8.D10)，然后选择文件→打印，打开打印内容对话框，选中打印内容下面的选定区域选项，按下确定按钮就行了。此时，系统将选中的每一个不连续单元格(区域)分开，打印在不同页面上(即A2打印在一张纸上，B2:C8打印在另一张纸上)。如果需要经常打印固定的不连续行、列，可以在上述隐藏设置完成后，执行视图→视面管理器，打开视面管理器对话框，按其中的添加 按钮，在随后弹出的添加视图对话框名称后面的方框中输入一个名称(如打印等)，确定退出。以后需要打印时，再打开视面管理器对话框，选中 打印视图项，按显示按钮，即可显示出设置好的打印页面，执行打印操作就可以了。

8.打印不连续的行(或列)

有时，需要将一张工作表中部分不连续的行或列打印出来，可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击行(列)标，选中不需要打印出来的多个不连续的行(列)，右击鼠标，选隐藏选项，将其隐藏起来，然后再执行打印操作就可以了。

9.将公式打印出来

如果要将单元格中的公式打印出来，则执行工具→选项，在视图标签中，选中公式选项，确定退出。此时，工作表中含有公式的单元格，不是显示公式的运算结果，而是显示出具体公式，执行打印操作，即可将公式打印出来。

10.一次打印多个工作表

在按住Shift(或Ctrl)键的同时，用鼠标在需要打印的工作表名称上单击，即可选中多个连续(或不连续)的工作表，进行正常的打印操作，即可将选中的工作表一次打印出来。在打印内容对话框中，选中打印内容下面的整个工作簿选项，再确定打印，即可一次性将整个工作簿中所有工作表打印出来。

11.使工作表适应页宽

如果打印预览时发现工作表的宽度超过了页面，可以尝试以下方法使工作表适应页宽：一是将打印方向更改为横向。二是缩小工作表的大小以适应页面。方式仍然是打开页面设置对话框的页面选项卡，选中缩放下的调整为，并在页宽框内输入1。确定后即可预览页面以观察字体大小是否合适了。三是减小页边距以及页眉(页脚)的宽度。我们可以按上面介绍的方法打开打印预览窗口，单击其中的页边距按钮显示页边距的尺寸柄，根据需要将其拖到所需的宽度即可。四是隐藏报表中某些不需要打印的列。我们只需选中这些列，单击格式→列子菜单下的隐藏命令。报表中的其他列就会占用被隐藏列的位置，从而使原本不能打印的内容能够打印出来。此后，只要单击格式→列子菜单下的取消隐藏命令，就可以显示被隐藏的列。

12.打印范围的快速选定

打印范围的选定：光标停留在需要打印范围的左上角，先Ctrl+Shift+→，再Ctrl+Shift+↓，需要调整则用Shift+↓和→来增加没有文字区域的行或列。

宽度超宽的Excel文档的打印设置，可能遇到需将左边两列设置为固定格式的情况，可以在页面设置中将顶端行和左边列同时设定，将文档定义为多页宽，一页高，就可以打印出漂亮的宽文档了。