首先，确定行首有4个半角空格的行是真正段落的开始，而行首没有空格的行则是段中行，其前面的段落标记要去掉。按下Shift+H，调出查找和替换工具，在查找中输入^p (即^p后面跟着4个半角空格)，在替换为中输入一个文中不会出现的特殊字符(如￥￥￥￥)，点全部替换。这样，就把真正要分段的地方用特殊字符￥￥￥￥替换了，接下来，要删除不必要的段落标记，再点按下Shift+H，在查找中输入^p，替换为留空，点全部替换，删除了所有段落标记，最后再按一次Shift+H，在查找中输入先前设定的特殊字符￥￥￥￥，在替换为中输入段落标记(^p)，按全部替换，完成格式的整理。
原以为这样操作后朋友会比较满意，却不断又出现了新的问题。原来，这篇技术文档中有大量的英文资料，而英文中是没有段首空格的习惯的。以上处理，虽然中文部分没有什么问题，但却导致英文部分全部挤到一个段落中，原本要分段的地方也没有分开。
（本文来源于图老师网站，更多请访问http://m.tulaoshi.com/diannaorumen/）无奈，只好将文档再次恢复到原始状态。先处理英文部分。通过对英文部分的观察，发现真正要分段的行末一般都有一标点符号，而多余的段落标记前的单词与该段落标记间则会有一个半角空格。于是，利用查找和替换功能将所有前面有一半角空格的段落标记去掉,即在查找中输入 ^p(^p前有一半角空格)，在替换为中输入只输入一个半角空格，全部替换。
（本文来源于图老师网站，更多请访问http://m.tulaoshi.com/diannaorumen/）然后再用前面的办法，把英文中真正的段落标记转换为特别字符，即在查找中输入^p^$表示回车标记后紧跟着一个英文字母，在替换为中输入####^&，其中####为设置的特殊字符，用来表示英文的段首，而^&则代表查找的内容，也就是说，把查找到的段首全部用####标记出来，全部替换后，用前面的办法处理好中文后(处理完成后，英文中的段落标记也被去掉了，只留下了我们设置的####)，再将所有####替换为段落标记即可。
至此，完成了对文档中所有中英文的重新排版，整篇文档排列整齐，焕然一新。
