图1
切换到出错警告选项卡,在标题框中输入出错警告!,在错误信息框中输入输入的文本含有空格,请确认后重新输入!(如图2),设置完成后,单击确定按钮退出。
图2
接下来在输入姓名的过程中,系统会自动验证当前单元格中是否含有空格,如果有,则弹出如图3所示的警告信息。
(本文来源于图老师网站,更多请访问http://m.tulaoshi.com/diannaorumen/)图3
cico提示:在图3出现时,直接按回车可以重新输入姓名。如果输入字数较多的数据(类似于家庭地址这类字段)时,不适合直接按回车键,否则原有的数据会自动被删除,此时单击是按钮可以忽略空格的存在。
2. 用公式去除数据中含有的空格
上述技巧大家会发现系统能自动检测出空格的存在,但不能自动替换掉这些空格,还必须要重新输入或输入完成后进行必要的修改。可不可以在输入过程中自动去掉含有的空格呢?
如果在当前表格中插入一些空列,用substitute函数是可以实现这一功能的,但总觉得不太美观,并且在录入时影响用户的视线。后来我将公式运用到sheet2中顺利地解决了这一问题。
输入数据之前首先切换到工作表sheet2(改名为备份)中,在a1单元格中输入公式=substitute(sheet1!a1," ",""),并将公式复制到与sheet1中表一样大的单元格区域中,这样在sheet1中输入数据时,在sheet2中对应的单元格中就会将去掉空格后的数据自动保存下来,最后sheet2中的数据就是我们最终需要的数据(如图4和图5)。
(本文来源于图老师网站,更多请访问http://m.tulaoshi.com/diannaorumen/)图4
图5
二、后期数据处理,同样游刃有余
我们这里采用替换法来删除表格数据中的空格。
选定整个表格,单击编辑菜单中的替换命令,打开替换对话框,在查找内容框中输入一个空格,在替换值框中不输任何内容,单击全部替换按钮就可以了。
cico提示:若要对某一字段进行上述替换操作,只要在进行替换操作前选定该字段就可以了,否则会出现误替换的现象。
当然,有兴趣的朋友也可以通过编写相应的vba代码来清除表格数据中的空格,但对于一般用户而言,采用本文介绍的方法就足够了。
采用本文介绍的方法就可以保障获得的数据是我们最终需要的结果,即使是不熟悉excel操作的朋友也可以帮助录入数据,从而大大地提高我们的工作效率。