巧用版本信息,保存所有修改前后文件的原始面目
我们在编写审计报告等文字材料时,需要经过主审、组长等多次修改,Word中虽然为"修订"提供了一些功能,却不能保留每一次修改后的记录,但为了保证电子文档修改前后的真实性,审计人员有时需要在每修改后都保存一个文件并且还说明是什么时间谁修改的,其实这是一个很麻烦的事情。在Word中"版本"功能,对上述问题迎刃而解,用一个Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一个Word文件后,首先选择一下"文件"--"版本"--"现在保存",输入文档撰稿人、建档时间以及其他需要说明的事项,当审稿人修改时打开文档后先打开"文件"--"版本"--"现在保存",再输入文档修改审稿人、修改时间以及其他需要说明的事项,然后进行文件处理,最后保存文件,至此一个完整全面反映一个审计报告或其他文档的修改、审定等全部电子文档集中在一个电子文档中,你可打开查看所有修改稿的前后情况。
格式刷
(本文来源于图老师网站,更多请访问https://m.tulaoshi.com/wordbiaoti/)格式刷可以快速帮我们复制、粘贴文本格式。如果需要修改多处格式,只需要双击格式刷,就可以多次使用,用好后,再次点击格式刷图标,就可以退出操作了。
(本文来源于图老师网站,更多请访问https://m.tulaoshi.com/wordbiaoti/)F4键
修改格式的时候,我们也可以通过F4键来操作。我们需要先进行第一个格式修改,然后用“Ctrl+Shift”选中要修改的内容,按下F4键就可以了。
F4快捷键除了可以快速修改格式外,还可以快速的复制文本内容。在目标位置按下F4键,就可以重复录入相同的文字了,相当与“Ctrl+C/V”键的组合。
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